الدورة التدريبية: أخصائي مراقبة الوثائق

مقدمة

يهدف الدورة المتقدمة لأخصائي التحكم في المستندات الحديثة إلى تزويد المشاركين بفهم شامل لأحدث التقنيات والأدوات وأفضل الممارسات في مجال التحكم في المستندات. تهدف هذه البرنامج الشامل إلى تجهيز المحترفين بالمهارات اللازمة لإدارة والتحكم في المستندات بكفاءة في بيئة العمل السريعة والمعتمدة على التكنولوجيا. طوال الدورة، سيستكشف المشاركون المفاهيم المتقدمة والاستراتيجيات والاتجاهات الناشئة التي تشكل مجال التحكم في المستندات.

أهداف الدورة

• اكتساب فهم شامل لدور وأهمية التحكم في المستندات في المؤسسات الحديثة.
• تعلم تقنيات متقدمة لتنظيم وتصنيف المستندات لضمان استرداد فعال وسهولة الوصول إليها.
• استكشاف أحدث التقنيات وتطبيقات البرمجيات المستخدمة في التحكم في المستندات، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) ومنصات الحوسبة السحابية.
• وضع استراتيجيات لتنفيذ عمليات تحكم في الإصدارات وإدارة التغيير القوية للحفاظ على سلامة المستندات.
• فهم المتطلبات القانونية والتنظيمية المرتبطة بالتحكم في المستندات، بما في ذلك الامتثال للمعايير والإرشادات ذات الصلة.
• اكتساب مهارات متقدمة في مراجعة المستندات، وسير العمل للموافقة، والتعاون لتسهيل مشاركة المعلومات بسلاسة داخل الفرق وعبرها.
• تعلم استراتيجيات فعالة لأرشفة المستندات والاحتفاظ بها وتصرفها لتلبية المتطلبات المؤسسية والقانونية.
• تعزيز التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة المشاركين في التحكم في المستندات، مثل الكتاب والمراجعين والموافقين.
• تطوير مهارات حل المشكلات وإصلاحها للتعامل مع التحديات والمشاكل الشائعة في عمليات التحكم في المستندات.
• البقاء على اطلاع على الاتجاهات والابتكارات الناشئة في التحكم في المستندات، مثل تطبيقات الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة.

محتوى الدورة

اليوم الأول

مقدمة إلى التحكم في المستندات الحديثة

• فهم دور وأهمية التحكم في المستندات في المؤسسات
• المبادئ والمفاهيم الرئيسية للتحكم في المستندات
• نظرة عامة على عمليات وسير العمل للتحكم في المستندات

اليوم الثاني

تنظيم وتصنيف المستندات

• تقنيات متقدمة لتنظيم وتصنيف المستندات
• تطوير التصنيف وهندسة المعلومات
• إدارة الميتاداتا واستراتيجيات وضع العلامات

اليوم الثالث

أدوات التكنولوجيا للتحكم في المستندات

• مقدمة إلى أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)
• منصات التحكم في المستندات القائمة على الحوسبة السحابية وميزاتها
• دمج أدوات التحكم في المستندات مع أنظمة الأعمال الأخرى

اليوم الرابع

التحكم في الإصدارات وإدارة التغيير

• تنفيذ عمليات التحكم الفعال في الإصدارات
• استراتيجيات إدارة التغيير للتحكم في المستندات
• إدارة التعديلات والتحديثات وتاريخ المستندات

اليوم الخامس

الاعتبارات القانونية والتنظيمية

• فهم المتطلبات القانونية والتنظيمية للتحكم في المستندات
• الامتثال للمعايير والإرشادات الصناعية
• تدقيق وضمان الجودة للتحكم في المستندات

اليوم السادس

مراجعة المستندات وسير العمل للموافقة

• تصميم عمليات مراجعة المستندات وسير العمل للموافقة الفعالة
• تحرير المستندات بالتعاون وآليات تقديم الملاحظات
• تبسيط سير العمل باستخدام أدوات التشغيل التلقائي

اليوم السابع

أرشفة المستندات والاحتفاظ بها وتصرفها

• أفضل الممارسات لأرشفة واحتفاظ المستندات
• مبادئ واستراتيجيات إدارة السجلات
• وضع خطة لتصرف المستندات

اليوم الثامن

إدارة أصحاب المصلحة في التحكم في المستندات

• التواصل والتنسيق الفعال مع أصحاب المصلحة
• أدوار ومسؤوليات محترفي التحكم في المستندات
• جذب الكتاب والمراجعين والموافقين في العملية

اليوم التاسع

حل المشكلات واستكشاف الأخطاء وإصلاحها

• تحديد وحل التحديات المشتركة في مراقبة الوثائق
• استكشاف مشكلات التحكم في المستندات وإصلاحها
• التحسين المستمر في عمليات مراقبة الوثائق

اليوم العاشر

الاتجاهات الناشئة في مراقبة الوثائق

• مقدمة لتطبيقات الذكاء الاصطناعي وتعلم الآلة في التحكم بالمستندات
• اتجاهات الأتمتة والرقمنة
• التوجهات والفرص المستقبلية في هذا المجال