ورشة عمل في ادارة الوثائق و الارشفة الالكترونية

مقدمة

نظام إدارة المستندات الالكتروني هو نظام حاسوبي يستخدم لتتبع وتخزين المستندات الإلكترونية. عادة ما يكون قادراً على تتبع الإصدارات المختلفة التي تم تعديلها بواسطة مستخدمين مختلفين. المصطلح له بعض التداخل مع مفاهيم أنظمة إدارة المحتوى. غالباً ما يُنظر إليه على أنه أحد مكونات أنظمة إدارة محتوى المؤسسة ويتعلق بإدارة الأصول الرقمية وتصوير المستندات وأنظمة سير العمل وأنظمة إدارة السجلات. توضح هذه الورشة للمشاركين كيفية التعامل مع الوثائق بطريقة إلكترونية للتخلص من الأوراق الورقية التي تأخذ الكثير من المساحة والوقت.

أهداف الدورة

• إدارة / التحكم في المستندات، بما في ذلك المجلدات والنماذج، تقليل تكاليف توزيع المستندات -لا مزيد من الورق.
• تكاليف توزيع المستندات وعرضها -لا مزيد من الورق.
• المسح الضوئي، OC، الفهرسة، وحفظ المستندات الورقية.
• أتمته وظائف المكتب الأخرى التي تتضمن سير العمل والبريد الإلكتروني.
• تلبية متطلبات ISO 9000 والهيئات التنظيمية الأخرى.
• فهم التقنيات المختلفة المشاركة في EDMS.
• إدارة مشاريع EDMS وتبرير عائد الاستثمار ROI.
• الحصول على تدريب عملي على بعض منتجات EDMS.
• تقييم معايير الدمج.

محاور الدورة

اليوم الأول: فهم تحديات إدارة المعلومات الرقمية ومخاطرها

• المشهد المعلوماتي المتغير.
• التحدي الرقمي.
• الحاجة إلى EDMS وEDRMS.
• الاختلافات بين إدارة المستندات والسجلات.
• ISO 9000 والمتطلبات التنظيمية الأخرى.
• مخاطر المعلومات.

اليوم الثاني: استكشاف نظم إدارة الوثائق والمواد: الخيارات التكنولوجية، التنفيذ، وإدارة التغيير

• الفرق الوظيفي بين EDMS وEDRMS.
• خيارات التكنولوجيا.
• نظم التأليف.
• الأنظمة القائمة على البطاقة /folio  ووظائف المسح.
• أنواع أنظمة إدارة الوثائق والسجلات.
• أي الأنظمة التي تناسب مؤسستك؟
• تنفيذ EDMS / EDRMS.
• إدارة التغيير كجزء من التنفيذ.

اليوم الثالث: اختيار الأنظمة المناسبة وتنفيذها بنجاح في إدارة الوثائق الرقمية

• أنظمة جاهزة مقابل أنظمة الجمارك.
• تخصيص الموارد: من يحتاج إلى المشاركة في طرح ناجح؟
• النظر إلى نظام EDRMS المباشر.
• تحديث وترحيل البيانات بين الأنظمة.
• معالجة البيانات والاستمرارية الرقمية في سياق EDMS / EDRMS.

اليوم الرابع: نماذج متقدمة لإدارة الوثائق ودمج الذكاء الاصطناعي في عمليات الأعمال

• المستندات عند الطلب: نموذج جديد لإدارة المستندات.
• وثائق الوسائط المتعددة.
• استخراج المعلومات من الوثائق: منهج الرؤية الحاسوبية.
• سير العمل وإدارة الوثائق.
• إدارة عمليات الأعمال -نظرة عامة.
• إدارة عمليات الأعمال الذكية والتفاعل مع المستندات.

اليوم الخامس: أمان الوثائق، إدارتها، واسترجاعها

• أمان المستندات -المصادقة والترخيص والتدقيق.
• أمن المستندات -منظور الإدارة الصحيحة الرقمية.
• إدارة المستندات المركبة.
• التوقيعات الرقمية.
• استرجاع الوثيقة.