الدورة التدريبية: ورشة عمل في ادارة الوثائق و الارشفة الالكترونية

مقدمة

في عالم الأعمال اليوم، تُعتبر إدارة الوثائق الإلكترونية أحد الركائز الأساسية لتحسين الكفاءة وتقليل التكاليف. يتم استخدام نظام إدارة الوثائق (Document Management System - DMS) كأداة لتتبع وتخزين الوثائق الإلكترونية، مما يسمح للمؤسسات بالتحكم في المستندات التي تُعدل من قبل مختلف المستخدمين. هذا النظام يتداخل مع أنظمة إدارة المحتوى ويمكن أن يكون جزءًا من أنظمة إدارة محتوى المؤسسات، والتي تشمل أيضًا إدارة الأصول الرقمية، وتقنيات المسح الضوئي للوثائق، وأنظمة سير العمل، وإدارة السجلات. يهدف هذا الورشة إلى تعليم المشاركين كيفية التعامل مع الوثائق إلكترونيًا، مما يساهم في التخلص من النسخ الورقية التي تشغل مساحة وتستغرق وقتًا طويلًا.

أهداف الدورة

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• إدارة الوثائق بما في ذلك المجلدات والنماذج، وتقليل تكاليف توزيع الوثائق من خلال التخلص من النسخ الورقية.
• مسح، فهرسة، وأرشفة الوثائق الورقية باستخدام تقنيات رقمية حديثة.
• أتمتة الوظائف المكتبية الأخرى التي تشمل تدفق العمل والبريد الإلكتروني.
• التعامل مع متطلبات ISO 9000 والوكالات التنظيمية الأخرى.
• فهم التقنيات المختلفة المتعلقة بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و أنظمة إدارة السجلات الإلكترونية (EDRMS).
• إدارة مشاريع EDMS و تحديد العائد على الاستثمار (ROI).
• التدريب العملي على بعض منتجات EDMS.
• تقييم معايير دمج أنظمة EDMS.

محاور الدورة

اليوم الأول: فهم تحديات إدارة المعلومات الرقمية والمخاطر

• التغيرات في مشهد المعلومات.
• التحديات الرقمية.
• الحاجة إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) و نظام إدارة السجلات الإلكترونية (EDRMS).
• الفروقات بين إدارة الوثائق وإدارة السجلات.
• متطلبات ISO 9000 والوكالات التنظيمية الأخرى.
• مخاطر المعلومات وكيفية التعامل معها.

اليوم الثاني: استكشاف EDMS و EDRMS: الخيارات التكنولوجية، التنفيذ، وإدارة التغيير

• الفرق الوظيفي بين EDMS و EDRMS.
• الخيارات التكنولوجية المتاحة.
• أنظمة التأليف، أنظمة بطاقات/فوليو وأنظمة المسح الوظيفية.
• أنواع أنظمة إدارة الوثائق و أنظمة إدارة السجلات.
• اختيار النظام الأنسب لمؤسستك.
• تنفيذ EDMS/EDRMS وإدارة التغيير كجزء من التنفيذ.

اليوم الثالث: اختيار وتنفيذ أنظمة إدارة الوثائق بنجاح

• الأنظمة الجاهزة مقابل الأنظمة المخصصة.
• تخصيص الموارد: من يجب أن يكون مشاركًا في التوزيع الناجح؟
• استعراض حي لنظام EDRMS.
• تحديث البيانات والهجرة بين الأنظمة.
• إدارة البيانات واستمرارية الرقمية في سياق EDMS و EDRMS.

اليوم الرابع: النماذج المتقدمة لإدارة الوثائق ودمج الذكاء الاصطناعي في العمليات التجارية

• الوثائق عند الطلب: نموذج جديد لإدارة الوثائق.
• الوثائق متعددة الوسائط.
• استخراج المعلومات من الوثائق: باستخدام تقنيات الرؤية الحاسوبية.
• سير العمل وإدارة الوثائق.
• إدارة العمليات التجارية - نظرة عامة.
• إدارة العمليات التجارية الذكية وتفاعلها مع الوثائق.

اليوم الخامس: أمان الوثائق، الإدارة، والاسترجاع

• أمان الوثائق: المصادقة، التفويض، والتدقيق.
• إدارة الحقوق الرقمية.
• إدارة الوثائق المركبة.
• التوقيعات الرقمية.
• استرجاع الوثائق بسهولة وفعالية.

لماذا يجب عليك حضور هذه الدورة؟ الايجابيات والسلبيات!

• تحسين إدارة الوثائق الإلكترونية داخل مؤسستك مما يوفر وقتًا ومساحة كبيرة.
• تعلم كيفية أرشفة الوثائق إلكترونيًا بما يتماشى مع أفضل ممارسات إدارة الوثائق الحديثة.
• فهم دورة حياة الوثائق وكيفية إدارتها بفعالية باستخدام أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية.
• تقليل التكاليف المرتبطة بتوزيع الوثائق الورقية من خلال أتمتة الأنظمة والعمليات.
• إدخال الذكاء الاصطناعي في عمليات إدارة الوثائق لتحسين الكفاءة وزيادة الدقة في المعالجة.
• التعرف على كيفية تحقيق الامتثال للمعايير الدولية مثل ISO 9000.
• الحصول على تدريب عملي على بعض من أفضل أنظمة إدارة الوثائق مثل EDMS و EDRMS.

الخاتمة

بنهاية الدورة، ستكون قد اكتسبت المهارات اللازمة لتطبيق أفضل ممارسات إدارة الوثائق الإلكترونية داخل مؤسستك. ستتمكن من فهم الفرق بين إدارة الوثائق و إدارة السجلات وكيفية تنفيذ أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، ستتعلم كيفية أرشفة الوثائق إلكترونيًا بطريقة آمنة وفعّالة باستخدام أحدث التقنيات المتاحة.

ستساعدك الدورة على تقليل التكاليف، وتوفير الوقت، وتحقيق الامتثال للمعايير الدولية مثل ISO 9000، مما يساهم في تحسين الأداء العام للمؤسسة وزيادة الكفاءة.

الأسئلة الشائعة

ما هي إدارة المستندات، ولماذا تُعد مهمة للمؤسسات؟

تشير إدارة المستندات إلى عملية تنظيم وحفظ وتتبع واسترجاع المستندات الورقية والإلكترونية بطريقة آمنة وفعالة. توضح هذه الدورة ما هي إدارة المستندات، ومفهوم إدارة المستندات، وأهمية تطبيق نظام إدارة المستندات (Document Management System - DMS) في تحسين الإنتاجية، وتعزيز الامتثال، ودعم التحول الرقمي داخل المؤسسات.

ما هي فوائد أنظمة إدارة المستندات والأرشفة الإلكترونية؟

يساعد نظام إدارة المستندات والأرشفة الإلكترونية المؤسسات على تقليل الاعتماد على الورق، وتحسين الوصول إلى المعلومات، وتعزيز أمن البيانات، وتسريع سير العمل. كما تستعرض الدورة فوائد إدارة المستندات، وأفضل ممارساتها، ومزايا وعيوب أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية، وكيفية اختيار الحلول المناسبة لاحتياجات المؤسسة.

هل تغطي الدورة دورة حياة المستندات والأرشفة الإلكترونية؟

نعم، تتناول الدورة دورة حياة إدارة المستندات بالكامل، بدءًا من إنشاء المستندات وتصنيفها وفهرستها، مرورًا بحفظها وإدارتها، وحتى الأرشفة الإلكترونية للمستندات واسترجاعها أو التخلص منها وفق السياسات واللوائح التنظيمية. كما تشرح كيفية أرشفة المستندات إلكترونيًا باستخدام أحدث التقنيات والأنظمة الرقمية.

ما هي أنواع أنظمة إدارة المستندات التي تتناولها الدورة؟

تغطي الدورة مختلف أنواع أنظمة إدارة المستندات، بما في ذلك أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، وأنظمة إدارة المستندات للمؤسسات (Enterprise Document Management)، وأنظمة DMS، مع توضيح كيفية تقييم واختيار أفضل حلول إدارة المستندات التي تتناسب مع متطلبات العمل، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وإدارة الوثائق بفاعلية.

من هم الفئات المستهدفة بهذه الدورة؟

تستهدف الدورة مديري الوثائق والسجلات، ومتخصصي الأرشفة الإلكترونية، ومديري الجودة والامتثال، ومسؤولي التحول الرقمي، ومتخصصي تقنية المعلومات، ومديري العمليات، وكل من يرغب في تطوير مهاراته في إدارة المستندات والأرشفة الإلكترونية، وتطبيق أفضل ممارسات إدارة المستندات، والاستفادة من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية لتحسين الأداء المؤسسي.