الدورة التدريبية: تنمية مهارات مديري المكاتب العليا

مقدمة

تتناول الدورة التدريبية التعريف بأعمال مدراء المكاتب العليا وفق أفضل المنهجيات والممارسات العالمية، ويهدف إلى تنمية مهارات مدراء المكاتب العليا وإمدادهم بالمعارف الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية وتزويدهم بالخبرات والمهارات التي تتطلبها مسئوليات وواجبات هذه الوظيفة، وسوف نقدم في هذه الدورة التدريبية للمشاركين الوحدات المعرفية والمهارية التي تعرفهم باختصاصات وواجبات ومسئوليات مدراء المكاتب العليا، والمفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين، كما سنناقش مفاهيم إدارة الوقت والاستخدام الأمثل له. وفن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (الخطابات / المذكرات / التقارير) والفهرسة والحفظ (تطبيقات عملية)، والمهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة والجوانب السلوكية في الأداء وفن الإتكيت والمراسم الحديثة.

اهداف الدورة

• معرفة المفاهيم العامة لإدارة المكاتب العليا.
• تطبيق مهارات التخطيط والجدولة ومتابعة أعمال الإدارة العليا.
• ممارسة فنون الاتصال والتعامل الكفؤ مع الآخرين.
• التعامل مع المواقف الصعبة.
• إستخدام الحاسب الآلي في إدارة المكتب وتقليص الأعمال الورقية

محاور الدورة 

اليوم الاول: المفاهيم الأساسة في إدارة المكاتب العليا

• همية وأبعاد وظيفة مدير المكتب.
• الفرق بين السكرتارية وإدارة المكتب (المفاهيم الشاملة).
• وظائف واختصاصات مدير المكتب.

اليوم الثاني: المهارات الفنية لمديري المكاتب العليا

• مهارات إعداد وصياغة المراسلات والتقارير.
• معالجة البريد الصادر والوارد.
• جدولة وتنظيم المواعيد والمقابلات.
• فنون استخدام الهاتف.
• مهارات الحفظ والتوثيق والأرشفة والفهرسة وأمن المعلومات.
• تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.

اليوم الثالث: المهارات الإدارية والسوكية لمديري المكاتب العليا

• مهارات التعامل مع الآخرين (الإتكيت والبروتوكول).
• مهارات إدارة فرق العمل (العاملون في مكاتب الإدارات العليا).
• أنماط المديرين وكيفية التعامل معها.

اليوم الرابع: مهارات الاتصال في إدارة المكاتب العليا

• مفهوم الاتصال وأنواعه.
• نموذج ديفيز للاتصال.
• نموذج نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL.
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال.
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال.
• أنماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمان HBDI.
• تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions.
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
• أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال.
• مهارات الإقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب.
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.

اليوم الخامس: التميز في إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب العليا

• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات.
• الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات.
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
• طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات.
• فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير).
• فن كتاب التقارير.
• فن تنظيم الاجتماعات.
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
• مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال.
• أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
• مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• مهارات التفكير الابتكاري والإبداعي.
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب.
• مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل.
• مفهوم إدارة الصراعات.
• مهارات إدارة الضغوط.