الدورة التدريبية: المنظومة المتكاملة لأعمال السكرتارية والإدارة المكتبية

مقدمة

يقدم هذه الدورة التدريبية نظرة شاملة وعملية على النظام المتكامل لإدارة المكاتب والأعمال السرية. تهدف الدورة إلى تعزيز المهارات والمعرفة المطلوبة للمشاركين لأداء مهامهم بكفاءة واحترافية. تتناول الدورة مجموعة واسعة من المواضيع مثل أساسيات العمل السكرتيري، إدارة الوقت، تنظيم الملفات، التواصل الفعّال، واستخدام التكنولوجيا في المهام المكتبية. تم تصميم هذه الدورة لتطوير قدرات المشاركين في بيئة العمل الحديثة وتجهيزهم بالأدوات والتقنيات اللازمة لزيادة إنتاجيتهم وتحسين الأداء العام.

أهداف الدورة

• تطوير المهارات الأساسية في السكرتارية والإدارة: اكتساب المعرفة والمهارات اللازمة لأداء المهام الإدارية بكفاءة.
• تعزيز القدرة على إدارة الوقت وتنظيم المهام بفعالية: تعلم أساليب إدارة الوقت وتنظيم الأولويات لتحقيق أفضل أداء.
• تحسين مهارات التواصل الفعّال في مكان العمل: تعزيز القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزملاء والمديرين.
• إتقان استخدام التكنولوجيا الحديثة في المهام المكتبية: استخدام الأدوات التكنولوجية المتقدمة لتحسين أداء الأعمال المكتبية.
• زيادة الكفاءة والإنتاجية في أداء المهام المكتبية والإدارية: تطبيق استراتيجيات متقدمة لزيادة الإنتاجية وتحقيق الأداء الأمثل.

محاور الدورة

اليوم 1: مقدمة في إدارة المكاتب والأعمال السرية

• التعرف على معنى "السكرتير" وأهمية دوره في النظام الإداري.
• فهم الأدوار والمسؤوليات الأساسية في إدارة المكتب.
• تنظيم المكتب وإدارة الملفات بشكل فعال.
• أساسيات إدارة الوقت وتحديد الأولويات.
• مهارات التواصل الفعّال في بيئة العمل.

اليوم 2: أدوات وتقنيات إدارة المكاتب الحديثة

• أدوات وتقنيات إدارة المكاتب المتقدمة.
• التعامل مع الرسائل الإلكترونية والاتصالات الهاتفية.
• إعداد وتنظيم الاجتماعات والفعاليات.
• إدارة الضغوط وتنفيذ مهام متعددة في آنٍ واحد.
• مهارات الكتابة الاحترافية وإعداد التقارير.

اليوم 3: تنظيم وإدارة الجداول اليومية

• إدارة وتنظيم الجداول اليومية بفعالية.
• إعداد الاجتماعات وتحديد الأجندة بشكل احترافي.
• التفاعل بشكل فعال مع الزملاء والمديرين.
• التعامل مع العملاء والزوار بمهارة.
• استخدام البرامج الأساسية على الكمبيوتر في المهام المكتبية.

اليوم 4: تخطيط وتنظيم المشاريع المكتبية

• إدارة المشاريع المكتبية وتنسيق الأنشطة المختلفة.
• إدارة الأرشيفات والوثائق الإلكترونية.
• مهارات تقديم العروض بفعالية.
• مهارات التفاوض وحل المشكلات.
• بناء علاقات عمل ناجحة ومستدامة.

اليوم 5: استراتيجيات تحسين الإنتاجية الشخصية

• استراتيجيات لتحسين الإنتاجية الشخصية في بيئة العمل.
• تطوير الذات والتعلم المستمر من خلال دورات تدريبية مثل دورة إدارة المكتب.
• تقييم الأداء وتحقيق الأهداف بفعالية.
• إدارة التغيير في مكان العمل.
• مراجعة شاملة وتطبيقات عملية للمفاهيم المكتسبة.

الخاتمة

هذه الدورة مُصممة لتعزيز قدرات المتدربين في مجال إدارة المكاتب والسكرتارية من خلال التدريب على تقنيات متكاملة في إدارة المشاريع المكتبية واستخدام النظم المتكاملة لتحسين الأداء. سيتمكن المشاركون من فهم واجبات مدير المكتب، وإتقان المهام الأساسية والمتقدمة في إدارة المكاتب، وتطبيق استراتيجيات لإدارة الوقت بفعالية. من خلال هذه الدورة، سيحصل المشاركون على شهادة إدارة المكتب التي تتيح لهم فرصًا أوسع في وظائف مدير المكتب أو متخصص إدارة المشاريع، ويعزز من فرصهم للنجاح في بيئات العمل العصرية والمُعقدة.