الدورة التدريبية: البرنامج الكامل في مراقبة السجلات والمستندات

مقدمة

تعد إدارة السجلات جزءاً لا مفر منه في بيئة الأعمال. تحتاج المستشفيات إلى الاحتفاظ بسجلات لمرضاها والمدارس لطلابها وأقسام الشرطة الخاصة للمجرمين. الأمثلة موجودة في كل مكان. يجب تخزين المعلومات بأمان، ويمكن الوصول إليها بسهولة من قبل الموظفين المعتمدين عند الحاجة. كيف تخزن هذه البيانات؟ كيف تسترجعها؟ متى يتم تدميرها؟ سيتم تغطية كل هذه الأسئلة في هذه الدورة. وسوف يشرح أيضاً نظام ISO 15489.

يصف هذا الجزء من المواصفة القياسية ISO 15489 المفاهيم والمبادئ المتعلقة بالسجلات والبيانات الوصفية لأنظمة السجلات؛ السياسات والمسؤوليات المعينة والمراقبة والتدريب التي تدعم الإدارة الفعالة للسجلات؛ التحليل المتكرر لسياق الأعمال وتحديد متطلبات السجلات؛ ضوابط السجلات وعمليات إنشاء السجلات وإدارتها.

أهداف دورة البرنامج الكامل في مراقبة السجلات والمستندات

• فهم معايير ISO 15489.
• تنفيذ عملية إدارة الوثائق والسجلات.
• استرجاع المستندات عند الحاجة.
• فهم دورة حياة المستندات والسجلات.
• تفويض أفراد معينين للوصول إلى المستندات والوثائق.

محاور دورة البرنامج الكامل في مراقبة السجلات والمستندات

اليوم الأول

فهم معايير ISO 15489

• مصطلحات إدارة السجلات الرئيسية.
• ISO 15489: المعلومات والتوثيق - إدارة السجلات.
• تخطيط المشاريع والبرامج.
• أنظمة إدارة المستندات (DMS) مقابل أنظمة إدارة السجلات (RMS).
• إدارة المعلومات.
• دورة حياة السجلات.

اليوم الثاني

تصنيف وإدارة السجلات الورقية

• تصنيف السجلات.
• إدارة السجلات المادية.
• العمليات الآلية.
• تحويل المستندات الورقية إلى مستندات إلكترونية.
• تفاصيل البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

اليوم الثالث

تنفيذ عملية التوثيق

• تنفيذ التخطيط.
• التوسيم والتصنيف.
• الرمز الشريطي Bar code.
• ملء الأقسام.
• تقليل التكاليف.
• التحقق من الصحة.
• الفهرسة.
• تخزين.

اليوم الرابع

فهم الوثائق

• سياسة الاحتفاظ بالمستندات.
• الجدول الزمني للاحتفاظ بالمستند.
• تدمير الوثائق.
• السيطرة الامنية.
• التحكم في الإصدار.
• التقاط البيانات الوصفية.

اليوم الخامس

تفويض معين للوصول إلى الوثائق

• تدقيق المعلومات: مراقبة الامتثال
• البحث عن الملفات
• سجل الانضمام
• التوزيع والمشاركة
• سير العمل
• التعاون
• استنساخ الوثائق