الدورة التدريبية: أساسيات مهارات السكرتارية

مقدمة

تعتبر مهارات السكرتارية من الركائز الأساسية في أي منظمة ناجحة، حيث تلعب دورًا حيويًا في تنظيم وتنسيق الأعمال اليومية وضمان سير العمل بكفاءة. دورة "أساسيات مهارات السكرتارية" مصممة لتزويد المتدربين بالمعرفة والمهارات الأساسية اللازمة للقيام بمهام السكرتارية بفعالية. ستشمل الدورة تعلم تنظيم المواعيد، إدارة الوثائق، مهارات التواصل الاحترافي، واستخدام الأدوات التقنية الحديثة. الهدف هو تمكين المشاركين من أداء وظائفهم بكفاءة عالية، مما يسهم في تحقيق الأهداف التنظيمية وتعزيز البيئة العملية.

أهداف الدورة

• تحديد وفهم دور مدير المكتب والإداري.
• تنفيذ استراتيجيات التواصل الشفوي والمكتوب اللازم لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعّالة.
• تطوير موقف الخدمة والعقلية التي تستهدف العملاء الداخليين والخارجيين.
• وضع قائمة بالأسباب الرئيسية للتوتر وتطبيق التقنيات اللازمة للسيطرة عليها.
• تطبيق تقنيات إدارة الوقت المطلوبة لتحسين إنتاجية المكتب.
• تنظيم الاجتماعات بشكل فعّال.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل صحيح واحترافي.

محاور الدورة

اليوم الأول

دور مدير المكتب والإداري

• التصور مقابل الواقع.
• الأشكال الثلاثية الأبعاد للمسؤولين الناجحين: مختلفة بشكل كبير وواضح.
• الكفاءات المطلوبة للنجاح.
• ما الذي يتطلبه أن تكون "نجمة" في العمل.
• تحديد دورك.

اليوم الثاني

مهارات التواصل اللفظي والكتابي الفعّالة

• تحسين المصداقية واكتساب التقدير.
• أهمية امتلاك موقف إيجابي.
• أن تكون حازماً.
• بيع أفكارك للرئيس والزملاء والمرؤوسين والعملاء.
• تحضير عرض تقديمي احترافي.
• مكونات الكتابة المهنية.
• الأسلوب والتخطيط.
• الوصول لهدفك مع القارئ.
• توقعات القراء.

خدمة العملاء الداخليين والخارجيين

• فهم احتياجات العملاء الداخليين والخارجيين.
• إزالة حواجز الخدمات.
• تقديم خدمة ممتازة.
• تحطيم عقلية الصومعة.
• التعامل مع الشكاوي.

اليوم الثالث

تقنيات إدارة الضغوط

• الأسباب والأعراض.
• تحديد مسببات التوتر لديك.
• كيف يؤثر الضغط على الأداء.
• صياغة خطة شاملة لإدارة الإجهاد.

إدارة الوقت

• تحديد مضيعات الوقت والقضاء عليها.
• تحديد الأهداف والأولويات.
• استخدام تدابير للتحكم في فعاليتك وتحسينها.
• تخطيط وإدارة الوقت للذات وللآخرين.
• تحضير سجلات الوقت والتعلم منها.

اليوم الرابع

تنظيم الاجتماعات

• عناصر الاجتماع الفعّال.
• إعداد جدول الأعمال.
• اللقاء مع مهدري الوقت المعتادين.
• أخذ محاضر الاجتماعات.
• مسؤوليات قادة الاجتماع والمشاركين.

اليوم الخامس

استخدام الهاتف بشكل صحيح

• السلوك الاحترافي على الهاتف.
• قواعد حسن الاستماع.
• خطوات المعالجة الاحترافية للمكالمة الواردة.
• التعامل مع المتصلين الصعبين.
• تحديد مشاكل الهاتف الشائعة ووضع الحلول.