الدورة التدريبية: المهارات الفعّالة في التواصل والسكرتارية

مقدمة

المساعدون الإداريون هم أعضاء لا يقدرون بثمن في فريق المكتب. فهم مكلفون بالإشراف على العمليات اليومية للأعمال التجارية وتنسيقها. بفضل ظهور تكنولوجيا الاتصال، أصبحت المهارات التي يحتاجها هؤلاء المساعدون متنوعة، وأصبحت القدرة على القيام بمهام متعددة والتوفيق بين عدة تعليمات مختلفة في وقت واحد أمراً ضرورياً. تشمل الصفات الأخرى التي يحتاجها هؤلاء الأعضاء مهارات تواصل ممتازة، ومظهر مرموق، وغرائز شخصية جيدة. تتناول هذه الدورة كل هذه المهارات السلوكية مع التركيز على المجالات المتعلقة باستخدام التكنولوجيا لإنجاز الأشياء بشكل ناجح وفعّال.

أهداف الدورة

• تحديد وتطبيق الأدوار الجديدة للمساعدين التنفيذيين والإداريين لمواجهة التحديات الحديثة.
• استخدم التكنولوجيا لإنجاز المزيد والبقاء على اتصال مع المكتب والمدير.
• تخطيط وتنظيم سير العمل بشكل فعّال.
• حفظ مستندات الشركة وتوثيقها وفرزها وفهرستها واستردادها.
• وضع معايير الجودة لبيئة مكتبية تحفيزية ومنتجة.
• إتقان أفضل للغة الإنجليزية بما في ذلك المعنى والتهجئة والقواعد والكتابة.

محاور الدورة

اليوم الأول

أدوار جديدة لعصر جديد

• المنظمة المتغيرة.
• دور الإدارة في مكان العمل.
• المهام الرئيسية لمديري المكاتب.
• أدوار جديدة للعصر الجديد
  • تحسين التواصل والتأثير.
  • تعزيز السلوك المهني.
  • إنتاج النتائج من الأنشطة المختلفة.
  • استخدام التكنولوجيا لإنجاز الأمور.

اليوم الثاني

إتقان إدارة البيانات والفهرسة والأرشفة

• إتقان أنظمة الملفات.
• خمسة أسرار لتنظيم الملفات بشكل أفضل.
• إدارة السجلات
  • دورة السجلات والمعلومات.
  • المشاكل الشائعة في إدارة السجلات.
  • قواعد فهرسة الأسماء الشخصية والتجارية.
  • الإسناد المرجعي للأسماء الشخصية.

اليوم الثالث

خلق بيئة مكتبية محفزة ومنتجة

• تصميم مكتب لـ Feng Shui: فن العمل (نصائح وخطوات أساسية).
• التعامل مع التنوع وإدارته
  • التواصل عبر الثقافات.
• ست خطوات لإدارة الوقت بشكل رائع.
• التعامل مع الرؤساء الصعبين.
• صندوق الوارد صفر: إدارة رسائل البريد الإلكتروني بفعالية.

اليوم الرابع

مهارات الاتصال المتقدمة للمسؤولين

• التواصل في العمل
  • تعريف التواصل.
  • أنواع التواصل.
  • نصائح للتواصل الذكي.
• إنشاء عروض تقديمية قصيرة قوية
  • نصائح للعروض التقديمية القوية.
  • الخصائص الرئيسية للسماعات الديناميكية.
  • عملية الاتصال من أربع خطوات.
  • تحليل "A-U-D-I-E-N-C-E".
  • تشريح العرض الجيد.
• الكتابة الاحترافية المتقدمة
  • إدارة توقعات القراء.
  • استخدام لغة إيجابية ومهذبة.
  • إعداد جداول أعمال ومحاضر الاجتماعات.

اليوم الخامس

صندوق أدوات النجاح للمساعد التنفيذي

• آداب المكتب الحديثة الأساسية
  • آداب الهاتف.
  • آداب البريد الإلكتروني.
• تخطيط وتنفيذ المناسبات
  • التحضير للاجتماعات والمؤتمرات.
  • عناصر التخطيط للمناسبات الكبيرة.
  • صندوق أدوات المناسبات.
• مهارات الفريق والقيادة
  • مراحل تشكيل الفريق.
  • القيادة الظرفية.