الدورة التدريبية: مهارات السكرتارية المتقدمة

مقدمة

تطورت أدوار المتخصصين في المكاتب خلال السنوات الأخيرة لتشمل مسؤوليات إضافية وأصبحت تحتاج إلى مهارات متقدمة، مثل القدرة على معالجة المهام المعقدة، وبناء العلاقات، والتعامل مع النزاعات، واتخاذ القرارات الصعبة. يجب أن يكون محترفو المكاتب قادة أذكياء عاطفياً، وأن يكونوا مستعدين لتحمل المخاطر، وأن يكونوا مبدعين، وأن يكونوا لاعبين في الفريق، ويمثلوا مديريهم وأقسامهم، ويتواصلوا بفعالية. ستتيح هذه الدورة التفاعلية، القائمة على المناقشة، للمشاركين الفرصة لتعلم هذه المهارات وتطويرها. سيعود المشاركون إلى أماكن عملهم وهم وقادرين على المساهمة بشكل أكثر فعّالية في نجاح مؤسستهم.

أهداف الدورة

• تولي أدواراً مستقلة أو قيادية، العمل ضمن الفريق عند الحاجة، والتفاعل بثقة مع الزملاء والمدراء.
• استخدم مهارات الاتصال الممتازة لتكون أكثر تأثيرًا في مكان العمل.
• تصميم العمل الخاص بهم للحصول على الأداء الأمثل والنتائج باستخدام استراتيجيات إدارة الوقت الفعالة.
• بناء علاقات فعّالة مع المدراء المباشرين من خلال التكيف مع أساليب العمل المختلفة.
• إدارة النزاع وكذلك فهم الزملاء والتأثير عليهم باستخدام الذكاء العاطفي (EI).

محاور الدورة

اليوم الاول

البناء على المهارات الموجودة

• دور المحترف في مكتب القرن الحادي والعشرين.
• مهارات وتقنيات التواصل.
• الثقة كأداة.
• الحزم في مكان العمل.
• إدارة الوقت تحت الضغط.
• المهارات التنظيمية.

اليوم الثاني

إدارة حجم العمل

• تخطيط المهام.
• تحديد أولويات حجم العمل.
• فهم الأعمال – الصورة الكبيرة.
• السيطرة على كمية العمل.
• إدارة التغيير في بيئة العمل.
• تحديد الهدف الفعّال.

اليوم الثالث

التواصل بشكل فعّال

• الاستماع الفعّال.
• كتابة خطاب العمل الفعّال.
• كتابة البريد الإلكتروني.
• كتابة المحاضر.
• كتابة المذكرة.
• كتابة التقرير.

مهارات التقديم قوية

• إنشاء العروض التقديمية.
• الفوز بالحضور.
• أنماط العرض.

اليوم الرابع

إدارة العلاقات

• إدارة الصور والإدراك.
• علاقات العمل الفعّالة.
• أساليب العمل.
• تحديد الأنماط.
• التكيف مع أساليب العمل.
• عقد اجتماعات قيمة.
• أن تكون لاعب في الفريق.
• كيف ومتى تقوم بالتفويض.

اليوم الخامس

الذكاء العاطفي

• فهم السلوكيات والتأثير عليها.
• التعبير عن الاحتياجات والآراء بوضوح.
• اعطاء وتلقي ردود الفعل.
• حل النزاع.
• الاستفادة من التعاطف لتحقيق هدف مشترك.