الدورة التدريبية: أدارة الفعاليات

مقدمة

إدارة الفعاليات هي مجال معقد يتطلب تخطيطًا دقيقًا وتنسيقًا وتنفيذًا لضمان نجاح الفعاليات. يهدف هذا الدورة المدتها 16 يومًا إلى تزويد المشاركين بفهم شامل لإدارة الفعاليات، من التصور الأولي إلى التقييم بعد الفعالية. سيتعلم المشاركون المبادئ والاستراتيجيات والمهارات العملية المطلوبة لتخطيط وتنفيذ مجموعة متنوعة من الفعاليات، بدءًا من المؤتمرات الشركية وحتى التجمعات الاجتماعية.

أهداف الدورة

• تقديم المشاركين إلى أساسيات إدارة الفعاليات.
• تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة لتخطيط وتنفيذ فعاليات متنوعة من حيث الأنواع والأحجام.
• تعليم المشاركين استراتيجيات التسويق والترويج للفعاليات.
• تعزيز فهم الميزانية واللوجستيات وإدارة المخاطر في تخطيط الفعاليات.
• تمكين المشاركين من إعداد خطط تفصيلية للفعاليات وإدارة فرق العمل بفعالية.
• توفير فرص للتخطيط والتنسيق العملي للفعاليات.

مخطط الدورة

الأسبوع 1

اليوم الأول

 مقدمة في إدارة الفعاليات

• أهمية الفعاليات في مختلف القطاعات.
• أنواع الفعاليات وأغراضها.
• دور مدير الفعالية.

اليوم الثاني

 عملية تخطيط الفعالية

• دورة حياة تخطيط الفعالية.
• تحديد أهداف الفعالية وأهدافها.
• إعداد مفهوم أولي للفعالية.

اليوم الثالث

 تطوير مفهوم الفعالية

• تطوير مفهوم فعالية فريد.
• تطوير الثيمات والعلامة التجارية.
• النظر في تصميم الفعالية والديكور.

اليوم الرابع

 الميزانية وإدارة الأمور المالية

• تحديد ميزانية الفعالية وتقدير التكاليف.
• مصادر الإيرادات والرعاية.
• تتبع الأمور المالية وتقريرها.

الأسبوع الثاني

اليوم الخامس

 اختيار الموقع واللوجستيات

• معايير اختيار مواقع الفعاليات.
• التفاوض على عقود مع المواقع والموردين.
• تخطيط اللوجستيات وإدارة المخاطر.

اليوم السادس

تسويق وترويج الفعالية

• استراتيجيات التسويق للفعاليات ووسائله.
• إعداد دعوات الفعالية ومواد الترويج المقنعة.
• الاستفادة من وسائل التواصل الاجتماعي والتسويق عبر الإنترنت.

اليوم السابع

التسجيل وبيع التذاكر

• إعداد أنظمة تسجيل الفعاليات.
• استراتيجيات تحديد أسعار التذاكر.
• إدارة بيانات وتواصل الحضور.

اليوم الثامن

 تقنيات ومعدات الفعالية

• اتجاهات تكنولوجيا الفعاليات.
• معدات الصوت والإضاءة وأنظمة الصوت.
• الدعم الفني وحل المشكلات.

الأسبوع الثالث

اليوم التاسع

خدمات التموين والطعام في الفعاليات

• تخطيط القائمة والاهتمامات الغذائية.
• عقود التموين وعمليات التفاوض.
• سلامة الطعام وضمان الجودة.

اليوم العاشر

 إدارة فرق العمل في الفعاليات

• بناء وإدارة فرق العمل في الفعاليات.
• أدوار ومسؤوليات موظفي الفعاليات.
• التواصل الفعّال والتنسيق.

اليوم الحادي عشر

 برنامج الفعالية والجدول

• إعداد برامج وجداول الفعاليات.
• إدارة المتحدثين والمقدمين والترفيه.
• ضمان سلاسة سير الأنشطة.

اليوم الثاني عشر

 أمان الفعالية والاستعداد للحالات الطارئة

• تخطيط الأمان وتقييم المخاطر.
• خطط وإجراءات الاستجابة للحالات الطارئة.
• ضمان سلامة الحضور.

الأسبوع الرابع

اليوم الثالث عشر

 تنسيق الفعالية في الموقع

• إعداد الفعالية قبل البدء واختبارها.
• إدارة اللوجستيات في يوم الفعالية.
• حل المشكلات والتصدي لها.

اليوم الرابع عشر

 التقييم بعد الفعالية

• إجراء استطلاعات بعد الفعالية وتحليل التعليقات.
• تقييم نجاح الفعالية بناءً على الأهداف.
• الإبلاغ والتوثيق.

اليوم الخامس عشر

 الفعاليات المتخصصة (مثل الزفاف والمؤتمرات الشركية)

• فهم جوانب الفعاليات المتخصصة.
• تخصيص استراتيجيات تخطيط وإدارة الفعاليات.

اليوم السادس عشر

 المشاريع النهائية ومراجعة الدورة

• يعمل المشاركون على مشاريع تخطيط الفعاليات النهائية.
• تقديم ومناقشة المشاريع النهائية.
• مراجعة الدورة، جلسة أسئلة وأجوبة، ومنح الشهادات.