الدورة التدريبية: أخصائي ضبط الوثائق

مقدمة

نظام إدارة المستندات الالكتروني هو نظام حاسوبي يستخدم لتتبع وتخزين المستندات الإلكترونية. عادة ما يكون قادراً على تتبع الإصدارات المختلفة التي تم تعديلها بواسطة مستخدمين مختلفين. المصطلح له بعض التداخل مع مفاهيم أنظمة إدارة المحتوى. غالباً ما يُنظر إليه على أنه أحد مكونات أنظمة إدارة محتوى المؤسسة ويتعلق بإدارة الأصول الرقمية وتصوير المستندات وأنظمة سير العمل وأنظمة إدارة السجلات. توضح هذه الدورة للمشاركين كيفية التعامل مع الوثائق بطريقة إلكترونية للتخلص من الأوراق الورقية التي تأخذ الكثير من المساحة والوقت.

أهداف دورة أخصائي ضبط الوثائق

• إدارة / التحكم في المستندات، بما في ذلك المجلدات والنماذج، تقليل تكاليف توزيع المستندات -لا مزيد من الورق.
• تكاليف توزيع المستندات وعرضها -لا مزيد من الورق.
• المسح الضوئي، OC، الفهرسة، وحفظ المستندات الورقية.
• أتمته وظائف المكتب الأخرى التي تتضمن سير العمل والبريد الإلكتروني.
• تلبية متطلبات ISO 9000 والهيئات التنظيمية الأخرى.
• فهم التقنيات المختلفة المشاركة في EDMS.
• إدارة مشاريع EDMS وتبرير عائد الاستثمار ROI.
• الحصول على تدريب عملي على بعض منتجات EDMS.
• تقييم معايير الدمج.

محاور دورة أخصائي ضبط الوثائق

اليوم الأول

مقدمة عن مراقبة الوثائق والسجلات

• المشهد المعلوماتي المتغير.
• التحدي الرقمي.
• إدارة المعلومات في العصر الرقمي.
• الحاجة إلى EDMS وEDRMS.
• الاختلافات بين إدارة المستندات والسجلات.
• EDMS أو EDRMS لمؤسستك؟ تقييم مفصل على أساس الأنشطة التجارية.
• EDMS / EDRMS في سياق مخاطر المعلومات.
• المتطلبات التنظيمية ISO 9000 وغيرها.
• الفرق الوظيفي بين EDMS وEDRMS.
• تنفيذ EDMS / EDRMS لإدارة التغيير كجزء من التنفيذ.

اليوم الثاني

إدارة / مراقبة الوثائق

• أنواع أنظمة إدارة الوثائق والسجلات.
• تنفيذ EDMS / EDRMS: الاستراتيجيات والسياسات.
• إدارة التغيير كجزء من التنفيذ.
• الفوائد الملموسة لتطبيق EDRMS.
• خيارات التكنولوجيا.
• أنظمة جاهزة مقابل أنظمة الجمارك.
• تخصيص الموارد: من يحتاج إلى المشاركة في طرح ناجح؟
• التأليف SystemsCard / folio الأنظمة القائمة على وظائف المسح الضوئي.
• تحديث وترحيل البيانات بين الأنظمة.
• معالجة البيانات والاستمرارية الرقمية في سياق EDMS / EDRMS.

اليوم الثالث

إدارة مشاريع EDMS

• عرض توضيحي لنظام EDRMS المباشر.
• القيام بأنشطتنا التجارية في نظام EDRMS.
• قضايا عملية في استخدام EDRMS.
• المستندات عند الطلب: نموذج جديد لإدارة المستندات.
• مقارنة بين النماذج عند الطلب / في مكان العمل لإدارة المستندات.
• وثائق الوسائط المتعددة.
• استخراج المعلومات من الوثائق: منهج الرؤية الحاسوبية.
• إدارة المستندات المركبة.

اليوم الرابع

تكاليف توزيع المستندات وعرضها

• سير العمل وإدارة الوثائق.
• إدارة عمليات الأعمال -نظرة عامة.
• إدارة عمليات الأعمال الذكية والتفاعل مع المستندات.
• مثال: تنفيذ بدائل سير عمل الإجازة.
• أفضل منتجات برامج إدارة المحتوى.
• أمان المستند -المصادقة والترخيص والتدقيق.
• أمن المستندات -منظور الإدارة الصحيحة الرقمية.
• التوقيعات الرقمية.
• استرجاع الوثيقة.
• التصنيف التلقائي للوثيقة.

اليوم الخامس

أتمته وظائف المكتب الأخرى التي تتضمن مهام سير العمل

• إرشادات التصميم لتنفيذ تصوير المستندات.
• نظرة عامة على تقنيات الماسح الضوئي.
• برنامج التقاط المستندات.
• تقنيات وفوائد تحسين الصورة.
• مقاييس جودة الوثيقة.
• الإدارة المركزية للعمليات الموزعة المتمحورة حول الوثائق.
• مشاهدي الوثيقة وقدرات الشرح في القوائم اليمينية.
• تحسين أمان المستندات باستخدام الإدارة الصحيحة للقياسات الحيوية.