الدورة التدريبية: أساسيات إدارة المستندات الرقمية لمديري المكاتب

مقدمة

في المشهد الرقمي المتطور بسرعة في الوقت الحالي ، أصبحت حاجة إدارة المستندات والأرشفة الفعالة أكثر أهمية من أي وقت مضى. يساعد التحول من الأساليب التقليدية المعتمدة على الورق إلى الأنظمة الإلكترونية ليس فقط على تبسيط العمليات ولكن أيضًا على تعزيز إمكانية الوصول والأمان والتعاون. تم تصميم هذه الدورة الشاملة لتزويد المشاركين بأحدث الأدوات والتقنيات وأفضل الممارسات في إدارة المستندات الإلكترونية والأرشفة ، مصممة خصيصًا لدور مسؤولي المكاتب.

أهداف الدورة

• فهم أهمية الانتقال من أنظمة الأوراق الورقية إلى الأنظمة الإلكترونية لإدارة المستندات.
• التعرف على كيفية تنظيم وتصنيف المستندات الإلكترونية بفعالية لسهولة الاسترجاع.
• استكشاف التقنيات المتقدمة لأمان البيانات والنسخ الاحتياطي واستعادة الكوارث.
• اكتساب الكفاءة في استخدام برامج وأدوات الأرشفة الإلكترونية.
• تطوير مهارات إدارة التحكم في الإصدارات وسياسات الاحتفاظ بالمستندات ومتطلبات الامتثال.
• تعزيز التعاون والتواصل داخل المنظمة من خلال مشاركة المستندات الفعالة وتطبيق سير العمل التلقائي.
• إتقان دور مسؤول المكتب في مراقبة عمليات إدارة المستندات وضمان الامتثال لسياسات وتعليمات المنظمة.
• اكتساب المعرفة العملية من خلال التمارين العملية ودراسات الحالة والسيناريوهات الواقعية.

محتوى الدورة

اليوم الأول

 مقدمة في إدارة المستندات الإلكترونية

• فهم الحاجة لإدارة المستندات الإلكترونية
• فوائد وتحديات الانتقال من الأنظمة المعتمدة على الورق إلى الأنظمة الإلكترونية
• مقدمة في برامج وأدوات إدارة المستندات

اليوم الثاني

 تنظيم وتصنيف المستندات الإلكترونية

• مبادئ تنظيم وتصنيف المستندات الفعالة
• إنشاء نظام تصنيف ومخطط للبيانات
• تنفيذ هياكل المجلدات وقواعد تسمية

اليوم الثالث

 الأمان والامتثال في إدارة المستندات

• أفضل ممارسات أمان البيانات للمستندات الإلكترونية
• تنفيذ ضوابط الوصول والتشفير
• نظرة عامة على لوائح الامتثال (مثل GDPR و HIPAA) وتأثيراتها

اليوم الرابع

 الأرشفة والاسترجاع الإلكتروني

• مقدمة في أنظمة الأرشفة الإلكترونية
• استراتيجيات الاسترجاع والبحث الفعال عن المستندات
• إدارة إصدارات ومراجع المستندات

اليوم الخامس

 دور مسؤول المكتب في إدارة المستندات

• مسؤوليات مسؤول المكتب في إدارة المستندات
• وضع سياسات وإجراءات إدارة المستندات
• دراسات الحالة والتمارين العملية لتعزيز عملية التعلم