مقدمة الدورة
تؤدي عمليات المشتريات والإمداد دورًا محوريًا في ضبط الإنفاق، وضمان استمرارية الخدمات، وإدارة الموردين، والتأكد من حصول المؤسسة على السلع والخدمات بالجودة والتكلفة والمكان والوقت المناسبين. ولا يقتصر عمل الموظفين في الوظائف التشغيلية للمشتريات على تنفيذ طلبات الشراء، بل يتطلب فهمًا واضحًا للاتفاقيات التجارية، والسلوك المهني، وإدارة العقود، وعلاقات أصحاب المصلحة، والاستدامة، وأداء فرق العمل.
صُممت هذه الدورة لتطوير قدرات العاملين الذين يمارسون أنشطة المشتريات والإمداد ويرغبون في رفع مستوى كفاءتهم في التعامل مع المهام المعتادة والمواقف الجديدة. كما تساعد المشاركين على فهم كيفية مساهمة المشتريات والإمداد في تحقيق الأهداف المؤسسية الأوسع، وتحسين القيمة، وتقليل المخاطر، ودعم العمليات والخدمات.
تعمل فرق المشتريات عادة في بيئات تتسم بتغير متطلبات أصحاب المصلحة، وتقلب الأسعار، وقيود الموردين، والالتزامات التعاقدية، والمخاطر الأخلاقية، والمتطلبات التنظيمية، والضغوط المستمرة لتحقيق قيمة أكبر. وقد تؤدي الإجراءات الضعيفة إلى إنفاق غير منضبط، ومواصفات غير واضحة، ونزاعات مع الموردين، وتأخر في التسليم، وضعف في أداء العقود، وأضرار تمس سمعة المؤسسة.
تقدم الدورة أساسًا عمليًا في بيئات المشتريات والإمداد، والتوريد الأخلاقي، وإدارة العقود، وديناميكيات الفرق، والتغيير المؤسسي، والعمليات المسؤولة اجتماعيًا. وتشمل الموضوعات الرئيسة بيئة المشتريات والإمداد، والممارسات الأخلاقية، وإدارة العقود، والعمل الجماعي والتغيير، إضافة إلى المسؤولية الاجتماعية في المشتريات أو التخزين والتوزيع.
يتعلم المشاركون كيفية اختلاف المشتريات بين مؤسسات القطاع العام والقطاع الخاص والقطاع الثالث، وكيف تؤثر العوامل الاقتصادية والسياسية والقانونية والتقنية والبيئية والاجتماعية في قرارات الشراء. كما يتعرفون على ترتيبات التسعير، ومراحل التوريد، وإجراءات المناقصات، والتفاوض، وسجلات العقود، وقياس أداء الموردين.
تحظى الأخلاقيات والاستدامة بأهمية خاصة في الدورة، لأن قرارات المشتريات قد تعرض المؤسسة لمخاطر الاحتيال، وتعارض المصالح، والرشوة، والممارسات العمالية غير المقبولة، والأضرار البيئية، والمخاطر المرتبطة بالسمعة. ولذلك تساعد الدورة المشاركين على فهم قواعد السلوك المهني، والتوريد المسؤول، والمسؤولية الاجتماعية، والأثر البيئي، وأساليب متابعة التزام الموردين.
كما تؤكد الدورة أن نجاح عمليات المشتريات يعتمد على الأشخاص بقدر اعتماده على الإجراءات. ويتناول البرنامج إدارة أصحاب المصلحة، والتواصل، وأدوار الفرق، والعلاقات المهنية، وإدارة التغيير، ومساهمة الأفراد في نجاح المؤسسة. وتناسب الدورة مساعدي المشتريات، والمشترين، وموظفي دعم العقود، ومنسقي سلاسل الإمداد، وموظفي المخزون، والمشرفين، والعاملين في المؤسسات الحكومية والخاصة المشاركين في أنشطة المشتريات والإمداد.
أهداف الدورة
بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:
- فهم دور المشتريات والإمداد داخل المؤسسات المختلفة.
- التمييز بين بيئات المشتريات في القطاعات العام والخاص والثالث.
- تحديد العوامل الخارجية المؤثرة في عمليات المشتريات والإمداد.
- فهم ترتيبات التسعير الشائعة في الاتفاقيات التجارية.
- تطبيق المراحل الأساسية لدورة الشراء والتوريد.
- تحديد فرص تحقيق قيمة أفضل من خلال أنشطة المشتريات.
- تطبيق المبادئ الأخلاقية في قرارات الشراء وإدارة الموردين.
- اكتشاف تعارض المصالح ومخاطر الاحتيال والممارسات غير الأخلاقية.
- دعم إجراءات طلب العروض والمناقصات واختيار الموردين.
- فهم المتطلبات الإدارية الأساسية للعقود التجارية.
- المساهمة في التحضير للتفاوض وتحليل الأسعار التنافسية.
- متابعة أداء الموردين والعقود باستخدام مؤشرات مناسبة.
- تحسين التواصل والتعاون داخل فرق المشتريات.
- إدارة توقعات أصحاب المصلحة في الأنشطة التشغيلية.
- فهم أثر الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية في قرارات الشراء.
- إعداد إجراءات عملية لتحسين أداء المشتريات والإمداد.
محاور الدورة
اليوم الأول: بيئات المشتريات والإمداد
- دور عمليات المشتريات والإمداد.
- مؤسسات القطاع العام والخاص والثالث.
- أهداف المشتريات التجارية وغير التجارية.
- هياكل إدارات المشتريات وعلاقاتها التنظيمية.
- العملاء الداخليون والخارجيون.
- مراحل دورة المشتريات.
- ترتيبات الأسعار الثابتة والمتغيرة والقائمة على التكلفة.
- ظروف السوق وتوافر الموردين.
- المؤثرات السياسية والاقتصادية والاجتماعية والتقنية.
- الاعتبارات القانونية والتنظيمية.
- سياسات وإجراءات المشتريات.
- مخاطر المشتريات التشغيلية.
اليوم الثاني: المشتريات الأخلاقية وعملية التوريد
- تحقيق القيمة من خلال المشتريات.
- اعتبارات السعر والجودة والوقت والمكان والكمية.
- مبادئ الإمداد الرشيق والمرن.
- تحديد الطلب وإعداد المواصفات.
- دراسة السوق وتحديد الموردين.
- طلبات المعلومات وعروض الأسعار والمقترحات.
- تقييم الموردين واختيارهم.
- أوامر الشراء وترسية العقود.
- أخلاقيات المهنة في المشتريات.
- تعارض المصالح والسرية.
- مخاطر الاحتيال والرشوة والفساد.
- الإدارة الأخلاقية لعلاقات الموردين.
اليوم الثالث: إدارة العقود ومتابعة الأداء
- الغرض من العقود التجارية ومحتوياتها.
- الشروط والأحكام والالتزامات التعاقدية.
- أدوار المشترين والموردين ومستخدمي العقود.
- إدارة وثائق العقود وسجلاتها.
- إدارة أوامر الشراء.
- أساليب التسعير التنافسي.
- اعتبارات التكلفة والسعر والقيمة.
- أساسيات التفاوض في المشتريات.
- إدارة المناقصات والعطاءات.
- التعديلات التعاقدية وضبط التغيير.
- مؤشرات أداء الموردين.
- مراجعة العقود والتقارير والإجراءات التصحيحية.
اليوم الرابع: ديناميكيات الفرق وأصحاب المصلحة والتغيير
- مساهمة الأفراد في نجاح المؤسسة.
- أدوار فرق المشتريات ومسؤولياتها.
- هياكل الفرق الرسمية وغير الرسمية.
- خصائص فرق العمل الفعالة.
- التواصل داخل عمليات المشتريات.
- تحديد أصحاب المصلحة وتحليلهم.
- إدارة توقعات العملاء الداخليين.
- التعاون مع المالية والعمليات والشؤون القانونية.
- مصادر النزاع في بيئة العمل.
- حل المشكلات وتسوية النزاعات.
- دوافع التغيير المؤسسي.
- دعم التغيير في الإجراءات والسلوكيات.
اليوم الخامس: المسؤولية الاجتماعية والتطبيق العملي
- الاستدامة والمسؤولية الاجتماعية للمؤسسات.
- الأثر البيئي لقرارات المشتريات.
- التوريد المسؤول والأخلاقي.
- معايير العمل والمسؤولية الاجتماعية لدى الموردين.
- تقليل الهدر وتحسين استخدام الموارد.
- المواصفات ومعايير التقييم المستدامة.
- متابعة التزام الموردين بالمسؤولية.
- مبادئ تخزين المخزون وحركته.
- الأثر البيئي للتخزين والتوزيع.
- تحليل حالة عملية في المشتريات.
- إعداد خطة لتحسين أداء المشتريات.
- وضع خارطة للتطوير المهني المستقبلي.
لماذا ينبغي حضور هذه الدورة؟
- بناء فهم منظم لعمليات المشتريات والإمداد.
- تحسين الثقة في تنفيذ المهام اليومية للمشتريات.
- فهم مساهمة المشتريات في الأداء المؤسسي.
- تطبيق إجراءات التوريد والمناقصات بصورة أكثر اتساقًا.
- تعزيز إدارة العقود والسجلات.
- اكتشاف المخاطر الأخلاقية والقانونية ومخاطر السمعة.
- تحسين التواصل مع الموردين وأصحاب المصلحة الداخليين.
- دعم التفاوض وتحليل الأسعار التنافسية.
- متابعة أداء العقود والموردين بفعالية.
- فهم الاستدامة في المشتريات والتوزيع.
- تعزيز المساهمة في فرق العمل ومبادرات التغيير.
- بناء أساس قوي للتطور المهني في المشتريات والإمداد.
خاتمة الدورة
تتطلب عمليات المشتريات والإمداد الفعالة أكثر من تنفيذ الطلبات وإصدار أوامر الشراء. فهي تعتمد على فهم البيئة التجارية، والمسؤوليات الأخلاقية، وإجراءات التوريد، وإدارة العقود، وأداء الموردين، والعمل الجماعي، والأهداف العامة للمؤسسة.
تطور هذه الدورة المعرفة والقدرات التشغيلية المرتبطة بالمستوى الثالث المتقدم في المشتريات والإمداد. ويكتسب المشاركون فهمًا عمليًا لبيئات المشتريات، والتوريد الأخلاقي، وإدارة العقود، وديناميكيات الفرق، والتغيير المؤسسي، والمسؤولية الاجتماعية في أنشطة المشتريات والخدمات اللوجستية.
يمكن تطبيق مخرجات الدورة مباشرة في إعداد وثائق المشتريات، ودعم إجراءات المناقصات، وحفظ سجلات العقود، والتواصل مع أصحاب المصلحة، ومتابعة الموردين، وتحديد فرص تحقيق قيمة أفضل. كما يصبح المشاركون أكثر قدرة على اكتشاف المخاطر، والالتزام بالإجراءات، وتصعيد المشكلات التي تتطلب تدخلًا تخصصيًا أو إداريًا.
وعلى المدى الطويل، تساعد هذه المهارات المؤسسات على تحسين الانضباط في المشتريات، ومساءلة الموردين، وأداء العقود، والاستدامة، واستمرارية الخدمات. كما توفر للمشاركين أساسًا عمليًا للانتقال إلى مسؤوليات أكبر ومواصلة التطور المهني في مجال المشتريات والإمداد.
